商务信函的构成要素

(一）商务信函的构成要素有哪些

商务信函的构成大体上可分为两个部分:必需部分和增加部分。

必需部分指在一般情况下不可缺少的部分；

增加部分指根据对象、内容的实际需要而增加的部分，这些部分可有可无，并不是绝对必要的部分。

在下面表格内的信函构成要素中，带“*”号的条目为必要部分，其余为可酌情视为增加部分。

1. 信头（Letterhead) *
   

2. 发信日期(Date)*

3. 编号(Serial Number; Reference Number)

4. 封内收信人地址(Inside Address)*

5. 指定收信人姓名(Attention Line)

6. 2.发信日期（ Date)的位置一般在信纸上方正中,有的在左上角或右上角。通常采取印刷方式或打字方式。称呼(Salutation)* 

7. 事由( Subject Line or Heading)

8. 开头语（Opening Sentence）

9. 正文(Body)*

10. 结尾语(Closing Sentence)

11. 客套结束语(Complimentary Close)

12. 签名(Signature)*

13. 主办人代号(ldentification Mark) 

14. 附件注明(Enclosure Notation)

15. 附笔(Postscript)

16. 复本注明(Carbon Copy Notation)

(二）各构成要素的用法

1、信头（Letterhead）

信头又称信端，指印刷在公司信纸上的文字,一般包括公司名称、地址，也可含电报挂号、电传挂号、传真号码、电话号码、网址（Web Site)、电子邮件地址（E-mail Address)等内容。信头的位置一般在信纸上方正中,有的在左上角或右上角。通常采取印刷方式或打字方式。如：

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Systems A/S Corporation

Borups Alle 177,PO. BOX 80, DK-2000Frederiksberg. Copenhagen, Denmark

Tel:+45 38183449 Fax:+45 381834448 Web Site: www.systems.com

E-maill: info@mslang.com

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2、发信日期（ Date)

发信日期低于信头位置，写法有英美之分。英式的写法常把日期写在月份的前面;美式的写法常把月份写在日期的前面,日期常用基数词,也可用序数词。年份之前的逗号可省略。如:

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3rd April ,1999 或 3 April 1999 (英式);

May 24th ,1999 或 May 24 1999 (美式)。

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3、编号(Reference Number）

编号是依部门别、商品别等事先归档分类而编的号,以便日后和其他信函参照时,便于发信者或收信者取阅参考。编号通常打印在封内地址上方或信页底部。如：

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1. Our Ref: 890 JS/ns

   Your Ref: PJ/sb

2. In reply, refer to file No.556-1

3. Your Ref. No.CK-3128。

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4、封内收信人地址（Inside Address)

写封内地址的目的一是可避免差错，二是便于收件人归档,其位置在信头之下,一般列在信笺的左面,沿左面页边线写起。

收信人的姓名（或公司名）和地址，与信封上的内容相同。书写地址时注意其语序与中文恰好相反:小的单位放前,大的单位放后。请看以下顺序:

1. Name of person addressed(收信人姓名)

2. Title of person addressed（收信人职位、头衔)

3. Name of organization（单位名称)

4. Street number and name（门牌号码、街道名称)

5. City, State and postal code(城市、州、邮编)

6. Country of destination( if necessary)(所达国名称)

例如:

• Mr.Robert Keats

• Director of Personnel

• Windsor Knitting Mills Inc.

• 295 Magnolia Avenue

• Spartanburg, South Carolina 29301

• The United States of America

5、指定收信人姓名（Attention Line）

“指定收信人”即“特定收件人”或“经办人”。当发信者希望收信单位的某个人或某个部门迅速办理此件时，可在封内地址下面写上指定的阅信人姓名或经办部门名称，常见的写法如下:

1. Attention :Mr.Thomas Green

2. Attention of Mr.Thomas Green

3. Attention of Marketing Manager

4. Plymouth Rock Manufacturing Company

   412 Atlantic Avenue

   Boston,Massachusetts 02110

   Attcntion : J.P.Scovill , Chief EngineerLadies and Gentlemen :

注意d例的称呼是“Ladies and Gentlemen”，而不是“Dear Mr.Scovill”,因为信函是写给公司的，Scovill只不过是特定的经办人。

6、称呼（Salutation)

称呼是指写信人对收信人的称呼，其位置在封内地址下两至三行,从左边顶格写起,单独占一行。称呼后英式写法常用逗号,美式多用冒号。目前英美流行的做法均为逗号。

称呼语中常用的Dear一词，有“亲爱的”或“尊敬的”含义，但在英文中发信和收信双方不管关系疏密，都可用该词,实际上它已成为表示友好或礼貌的套语。常见的称呼写法如下:

1. Dear Andy : (对朋友或关系密切的生意伙伴等,可直用其名

2. Dear Miss Diaz : (称呼未婚女子或少女)

3. Dear Mrs. Gibbs :（称呼已婚女子)

4. Dear Ms. Williams : (称呼婚姻状况不明的女子或对方喜欢这样的称呼)

5. Dear Madam : (称呼不知其姓名的女性,不论其婚否）

6. Dear Mr. Smith : (称呼男性，不论其婚否)

7. Dear A.K Clancy : (性别不明时)

8. Dear Anne Morris：（性册、头衔不清时）
   

9. Dear Messrs. Purnell and McCarthy : (称呼两位及以上的男性)

10. Dear Mses.( or Mss ) Ross,Li, and Winter:(称呼两位及以上的女性,即Miss的复数形式)

11. Dear Sir or Madam :(姓名和性别不明时,前面须用Dear一词)

12. Ladies and Gentlemen :(致信给某单位时,前面不用Dear一词)

注意:“Gentlemen”这一称呼用于泛称已多年,但今天部分人认为有性别歧视之嫌，用“Ladies and Gentlemen”代之已呈趋势。

7、事由（Subject Line or Heading）

“事由”或称“信件主题”是将信文的主旨标示于信文上方,依此便能很快知道信文的大概内容，有利于快速处理信函,也便于归档和查阅。有些人在主题前加上拉丁字母“Re:”,意思是“关于”,亦即“事由”。写法主要有以下几种:

1. Japanese Cars

2. Re: Your Order No. 728 for 50 planes

3. Subjoct : Claim No. MA-457972

“事由”在信函中的位置:

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Ms.Olivia Moreno, Claims Supervisor

Pacific Marine Insurance Company

643 Powell Street

San Francisco, California 94108

Dear Ms. Moreno,

Subject :Claim No.MA-457972

l have just received your report concerning...

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8、开头语（The Opening Sentence )

开头语没有固定的写法，习惯上是将收函日期、查号或编号、或主题内容等简单综合叙述，使对方清楚这封信是答复哪一封信的。第一次通信时也可用开头语简要介绍自己的目的、要求等。开头语一般自成一节,文字简明,与信的正文分开。(为避免俗套，许多商务信函常不用开头语。)例如:

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Dear Sirs,

Thank you for your letter of August 10 and your sample of themen's poplin shirt,together with your Quotation SheetNo.24388 for processing our overcoats.

We all agree that ...

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9、正文（Body)

正文是信函的主体，表达写信人的具体愿望、要求、看法等，其位置紧接在开头语的下面，较长的信可按中心思想分段,最好一段表达一个意思。需两页或更多信纸时,应在续页上注明收信人名称、页数、日期。续页写法举例如下:

1. Ms. Nancy Winter

   Page 3

   July 5,1999

2. Page 3

   July 5,1999

   Ms.Nancy Winter.

3. Page 4 

   The Eastern Seaboard Corp.Dec.18,1999

10、结尾语（The Closing Sentence)

结尾语通常用来总结正文所谈事项，提示要求，也可附加客套语，其位置在正文结束之后，需另起一段。写法如下:

1. We await your immediate reply.

2. In view of the above, we would suggest in your interest that youaccept our price of US $500 per metric ton without any delay.

3. Looking forward to your detailed reply atyour earlyconvenience.

11、客套结束语（Complimentary Close）

客套结束语写在结尾语下隔一、二行处，从正中或偏右处写起，有些人为了方便,也可从左边写起。第一个字母大写,最后加上逗号,客套语是写信人对收信人的一种谦称，写法很多，写信人可根据与收信人的关系来选用不同的说法。现举例说明:

1. 亲密式:

   Cordially,

   Cordially yours,

   Intimately yours,

2. 普通式:

   Sincerely,

   Sincerely yours,

   Yours sincerely,

   very sincerely yours, 

3. 正式:

   Your truly，

   Very truly yours,

   Yours very truly,

   Yours faithfully,

   Faithfully yours,

4. 最正式:

   Respectfully,

   Respectfully yours,

   Yours respectfully,

   Very respectfully,

12.签名(Signature)

一般情况下，写信人都要在结束语下面签名，这样能使人感到对方重视此事，严肃认真,也能使人感到亲切。签名时如果代表单位,可把公司或商号名称用大写打印出,并由负责人签名，签名下面还要打印出签名人的姓名或职位,便于辨认。如:

Faithfully yours,

THE EASTERN TRADING CO.(有时也可不打印此项内容)(Signature)

21LOy,vio19sni2

Richard Owen

Marketing Manager 

以下几种情况的签名应特别注意。

1)当男士的名字与女士的名字易混淆时,需签上称呼。

2)不少人签名时只写姓名的首字母或没有称呼说明，而他们的名字却既可能是男性也可能是女性,这时复信时可采取如下写法:

M.G. Kroeger

XYZ Corporation... 

ABC Company..

Dear M.G.Kroeger,

Dear Loyce O'Donohue,

3)女士签名常见的方式有几种:

a.想表明自已未婚时

Sincerely,

Melanie C. Prudhomme

Sincerely,

Miss Melanie C.Prudhomme

b.不愿表露自己的婚姻状况时

Very sincerely yours,

Ms.Judith Moscowitz

Very sincerely yours,

Judith Moscowitz

c.已婚或丧偶女士希望被称作Mrs.时

Yours very cordially,

Mrs. Sadie Watts Browne

Yours very cordially,

Sadie Watts Browne

4)如果单位名称前有For 或P.P. (Per Procurationem)字样,则表明签名者是代表单位或某负责人签名,而非代表个人,

如P.P. Green Manufacturing Co.

13.主办人代号(Identification Mark)

为了便于查考信函的主稿人和打字人，商务信函中常将发信者与打字员姓名的首字母打在署名位置下二行的左方。如执笔者是李大和，打字者是刘小芳，则可写成:LDH/LXF 或LDH:LXF,形式可自由运用。再如:

GRA: SH

GRA: sh

GRA*SH

G.R. Allen: sh

gra/sh

14.附件注明（Enclosure Notation)

信中有附件时，应在左下角王办人代号之下注明 Enclosure,也常用缩写形式 Enc.或 Encl.。如附件有两件及以上,可详细注明。如:

Enclosure

Enclosures (2)

Encl.

Encl. (3)

Enc.

Enc.(4)

Enclosure: Check

Enclosures:  (1) Check No.229,$ 6,900

                    (2)Notarized sales contract

Encls:   2 Invoices

            2 Pictures

15.附笔(Postscript）

“附笔”又称“再启”或“又及”,位于附件注明之下,一般用缩写形式P.S.或 PS,来补出信写完后又想起要说的话。写完之后的签名可从简,如 Tom Brown可写成T.B.。在正式信函中,应尽量避免附笔,以免给人留下办事不周的印象。如:

P.S. Our new warming ovens are particularly exciting, and youmay wish to investigate them. Please turn to page 50 of the enclosedcatalog for pictures and descriptions.

P.S. (Handuritlten). They 're scrving lhat delicious reast chicken,Tom

16.复本注明（Carbon Copy Notation）

写信者如把此信抄送给有关单位或人,同时也让受信者知道已抄送的单位或人，可在商务信函最后的左下角（正式公函在右下角）注明CC (Carbon Copy )， CC to 或copy to等,然后再打上抄送单位或个人的名称。如:

CC The Universal Trading Co..Ltd.

Copy to Mr. Wright

C.C.Robert Keats,President