商务信函应用原则

商务信函是否成功,是否写得好，关键在于作者能否通过所写信函获得自已希望的结果。这就要求作者在实际商务活动中反复实践,不断总结经验，针对具体情况与问题进行具体分析,采取不同的对策,灵活运用相关“规则”。只有这样,才能充分发挥好信函的作用。

1、“挨达”原则

“挨达”(AIDA)，即挨次而达的原则。这是当我们在拟就一封商务信函时，应首先考虑的原则。

原则	英文	中文
A	Attention	注意
I	Interest	兴趣
D	Desire	意愿
A	Action	行动

在商务活动中,为了达成与对方交易的目的,首先必须引起对方“注意”(Attention)、随后挑起其“兴趣”(Interest)。一封商务信函、无论措辞多么优美，内容多么完备、如果不能吸引对方注意，则一切枉然；即使对方注意到了，但有关提议或交易意向缺乏兴趣，亦是前功尽弃。因此，应把“引起对方注意”、“挑起对方兴趣”作为拟定信函的两个重点，认真加以考虑，以求初获成功，然后进一步激发对方的“意愿”(Desire)，使其愿对提议或交易意向“深谈”，为实际交易作好准备。最后则是采取令其满意的“行动”（Action），如灵活的优惠办法、给经办人佣金等，使其不仅能痛快地接受议案，采取具体的购买行动，而且还为今后的进一步交易打下良好的基础。

2、10个“C”的行文原则

信函的目的是希望引起读信人的兴趣且取得对方合作。因此,在书写信函时可注意10个C，尽量使自己的信函达到更佳的效果。

Clearness 明晰	Conciseness 简洁
Correctness 正确	Courtesy 礼貌
Considerateness 体谅	Concreteness 具体
Conscientiousness 诚意	Character 个性
Completeness 完整	Concinnity 优美

1)明晰（Clearness): 信函的主题要突出，层次应清楚，语言宜浅显易懂,使对方对所陈述内谷能消楚明白,一目了然。

2)简洁（Conciseness):信出的百百ML有，欧到言简意赅;不提无关的事，不提无关的事，不拖泥带水，避免陈词滥调；尽量使用“小词”、短句，写短篇。

3)正确（Correctness ) : 信函的语言使用、如单词拼写、句子结构、语法和惯用法等，都应做到正确。要注意提高语言修养,经常模仿、练习和实践，达到运用自如;“正确”还指不致引起误会的书写方式。具体言之，例如房地产的广告中“从车站步行5分钟”，不如“距车站500公尺”的写法确切;“月初”不如“本月4日”的写法精确。

4)礼貌（Courtesy):信函的书写在语气和态度上应体现出诚恳和礼貌，以示尊重对方:对待公司的不同客户,语言上不应有亲、疏之分,以体现一种平等待人处事的态度。另外,拖延回信或不复函也是不礼貌的。

5)体谅(Considerateness):信函的书写要考虑周到,设法把自己放在读者的位置上,尽量设身处地为读信人着想，在对方可能接受的条件上寻求最恰当的陈述方式。不要事事以自己为中心，这样势必难让对方接受。例如:你的一位很熟悉的朋友除了生意上的事外，还喜欢听到你的其他一些情况。这时的信函长一点不仅能做成交易，还能加强友谊。反之，如果你干巴巴地草草写上几句,定会得罪朋友;但对方如果是一位讲实效的大忙人,那么你的最佳信函就是让他用最少的时间读到全部必要的信息。这时信函的写法自然就不同了。

6)具体（Concreteness):信函的书写要注意用词确切,恰到好处，各条款或观点应很明确，不抽象,不笼统,与表达的意思正合。

7)诚意(Conscientiousness）:信函书写时要有诚意，对有关问题要实事求是，以负责任的态度,坦诚相告。绝不能不讲道德，弄虚作假，搞欺诈沾动,那样不仅会伤害对方感情,而且最终会影啊公可形象,给公司业务带来不可弥补的损失。

8)个性（Character ):信函书写时不应完全采用趣俗的写法及说法,可根据实际情况，创造独特的语言及多角度的思考方式。惟有立意新鲜，构想新颖,才能给对方予强烈的印象与感觉，从而获得更佳的效果。

9)完整(Completeness):信函书写时应思路清晰,条理分明,内容完整。要有始有终地揭示主旨,注意给出所有必要的信息,一层层、一段段地把内容表达完整。

10)优美(Concinnity):信函的书写除了易读易懂、准确、完整以外,还应尽量兼顾其优美的效果。恰当贴切的用词造句往往会使信函更生动、有吸引力,衬托出一种语言美;要根据内容的多少及信函的长短等，全面考虑行文格式和结构安排,讲究比例、和谐、匀称等,体现出一种形式美。这样的信函使人们看时不但感到方便,不致疲劳,而且还会觉得轻松﹑愉快、富有美感。