询问函的写作原则

(一）询问函写作原则

在英文商务活动中，询问函通常称为Letters of Request或Letters of Inquiries，是使用较多的信函。它主要在以下几种情况下使用:

(1)为了了解情况,需求方(buyer)向供货方(supplier）索取商品目录本、价目表、样品或样本等等;

(2)为了提高产品质量、扩大销售面、增强公司的信誉度，供货方主动向需求方或公众征求意见、宣传产品等。

(3)为了满足其他多方面的需求,公众向有关部门了解有关会面、指教、帮助、工作机会、欠款等信息资料。询问函应力求开门见山，目的、要求明确，一般以简单、清楚和切题为原则。本文主要讲授最常见的两种询问函:广告激发的询问函和了解销售信息的询问函。

(二)广告激发的询问函

广告往往鼓励人们函索免费目录本或其他材料与信息。大多数这类广告都明显地希望能诱发公众的询问，往往在广告旁提供了设计好的样品索取单。因此对于公众来说，索取资料毫不费事,只需填好索取单，然后放在信封里，贴上邮票寄去即可。有时，索取单上已写好“邮资已付”的字样，直接将索取单寄出就行了。

在无索取单的情况下，写由广告激发的询间函时，应遵循以下三条原则:

• 除特殊原因有必要提供某事详情或评论外,应尽量简洁。

• 对收信方的要求应明确、具体。

• 出于礼貌，应多用“请”、“非常感谢”、“谢谢”等词语，并说明你询问需求的信息来源，如列出刊登该广告的杂志名称等。

(三)了解销售信息的询问函

你或许见到或听到过有关的产品或服务内容，但你需要获得更多的信息，比如价格、折扣、货品的颜色、式样以及其他对你重要的细节。由于你没有广告作参考，因此在你的询问中就应对有关背景情况作较为清楚的介绍。

写这类一般的销售信息询问函时,可参照以下六条原则:

• 如妥当，讲明你在什么地方了解到这家公司或其产品。提供有关你具体需求的情况。

• 提出要求,强调需要的信息资料对你的价值,同时可以对收函人说些赞美之词,这样会增加你获得所需资料——甚至更多的资料的机会。

• 如有问题,可直接要求对方给予明确的答复。

• 虽然信函可能是写给一位陌生人，但应尽可能使其像个人信件那样亲切。这样不仅能使对方感兴趣，而且有助于密切你同对方的关系。

• 时刻注意文字表达礼貌、得体。