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商务信函设计八步法

时间：2024-09-28 09:27 阅读：36

在设计一封商务信函时，为了达到理想的预期结果，可参照以下八个步骤:

  1. 写下你的目的:你为什么要写这封信?

  2. 集中全部相关的信息资料和文件，包括收存的以往信函报告、图表、统计数据等。

  3. 拟出要点: 围绕所要达到的目的,你打算讲些什么?

  4. 把要点按重要性排列，排除无关的内容,拟出草稿。

  5. 根据草稿写出概要,提出下列问题进行检查:

    (1)有没有漏掉任何要点?

    (2)要点排列描述可否更清楚些?

    (3)是否含有无关的内容?

  6. 写出初稿，留出空白以备增补、替换和修改之用。

  7. 对照下列问题，修改初稿:

    (1)信息资料方面

    a.初稿包括了所有要点吗?

    b.信息资料相关、准确、完整、具体吗?

    (2)英语语言方面

    语法、拼写、标点符号正确吗?

    (3)文体结构方面

    a.这封信函能引起对方的兴趣吗?

    b.听起来自然、诚恳吗?

    c.明了、简洁、有礼貌吗?

    d.避免了陈词滥调吗?

    e.措辞优美、生动吗?

    f.会给人正确的印象吗?

    g.会达到预期的效果吗?

    h.是你本人也愿收到的那种信函吗?

  8. 书写、口授或打印你的最后定稿。


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